نظرة عامة
تتيح الخاصية للمؤسسة تخطيط زيارة ميدانية لمشروع، واقتراح أكثر من موعد لها، والتفاوض مع المستفيد حتى اعتماد موعد واحد. بعد الاعتماد تظهر الزيارة تلقائياً في «مهامي» و«إدارة المواعيد» للزوار، وتُضاف إلى خطة المشروع.
- من أين تبدأ: من الزيارات الميدانية في القائمة الجانبية بزر إنشاء زيارة، أو من صفحة متابعة المشروع بزر إنشاء زيارة.
- على أي مشروع: المشاريع القائمة والمغلقة، وتُميَّز زيارة المشروع المغلق في السجل كزيارة لاحقة للإغلاق.
- من يشارك: موظف المؤسسة ينشئ الزيارة ويعتمد الموعد، والمستفيد يرد على المواعيد، والزوار (مستخدمون ولجان وزوار خارجيون) تصلهم الزيارة.
البيانات المعروضة في صور هذا الدليل وهمية لأغراض التوضيح.
حالات الزيارة
تعرض قائمة الزيارات الميدانية حالة كل زيارة وموعدها، ويظهر الموعد بعد اعتماده فقط؛ قبل ذلك يظهر عدد المواعيد المقترحة أو أن لدى المستفيد بديلاً.
| الحالة | معناها | من يتصرف |
| مسودة | محفوظة ولم تُرسل للمستفيد | منشئ الزيارة |
| بانتظار رد المستفيد | أُرسلت المواعيد المقترحة وينتظر اختيار المستفيد | المستفيد |
| بانتظار رد المؤسسة | ردّ المستفيد باختيار موعد أو بطلب تعديل | موظف المؤسسة |
| معتمدة | اعتُمد موعد واحد وأُضيفت الزيارة للخطة والمواعيد | الزوار في الموعد |
| مكتملة | نُفّذت الزيارة وحُفظت نتيجتها | لا أحد، حالة نهائية |
| ملغاة | أُلغيت قبل تنفيذها | لا أحد، حالة نهائية |
يتبادل الطرفان المقترحات حتى تعتمد المؤسسة موعداً واحداً، فتُضاف الزيارة تلقائياً إلى مهامي وإدارة المواعيد وخطة المشروع.
الخطوة 1: إنشاء الزيارة
من صفحة المشروع أو من الزيارات الميدانية اضغط إنشاء زيارة، ثم:
- بيانات الزيارة: اختر قالب الزيارة والمستفيد، واكتب المكان والأهداف التي سيطّلع عليها المستفيد، وحدد آلية التنسيق «تفاوض» ونوع الوزن.
- المواعيد المقترحة: أضف موعداً أو أكثر بزر + إضافة موعد، لكل موعد تاريخ ووقت بداية ونهاية. كلما زادت المقترحات زادت فرصة قبول المستفيد من أول رد.
- الزوار: أضف المستخدمين واللجان والزوار الخارجيين، وحدد لكل منهم إلزامية الحضور. بيانات المستخدم واللجنة تُعبّأ من حساباتهم، وتُدخل يدوياً للزائر الخارجي فقط.
- حفظ كمسودة لإكمالها لاحقاً، أو إرسال للمستفيد فتصبح «بانتظار رد المستفيد» ويصله إشعار.
عمود النوع (داخلي) في جدول الزوار يظهر للمؤسسة فقط، ولا يراه المستفيد في صفحة الزيارة.
الخطوة 2: رد المستفيد
تظهر الزيارة للمستفيد كطلب جديد في لوحة التحكم مع إشعار. يرى في صفحتها المشروع والمكان والأهداف والزوار بأسمائهم ومناصبهم، والمواعيد المقترحة.
- قبول الموعد المختار: يختار أحد المقترحات ويضيف ملاحظة اختيارية، فتعود الزيارة للمؤسسة لاعتماد الموعد الذي اختاره.
- طلب تعديل: يقترح موعداً بديلاً أو أكثر مع ملاحظة إلزامية توضح السبب، فتعود الزيارة للمؤسسة بحالة «بانتظار رد المؤسسة».
الخطوة 3: التفاوض واعتماد الموعد
حين تكون الزيارة «بانتظار رد المؤسسة»، يفتحها الموظف من «مهامي» أو من قائمة الزيارات ويضغط اعتماد الموعد. تعرض النافذة ملاحظة المستفيد وكل المواعيد مع مصدرها: مقترح المؤسسة، أو اختاره المستفيد، أو بديل المستفيد.
- اعتماد الموعد المحدد: يختار موعداً واحداً، فتصبح الزيارة «معتمدة» وتُلغى بقية المقترحات، ويُشعر المستفيد والزوار.
- اقتراح موعد آخر: يرسل مقترحات جديدة، فتعود الزيارة للمستفيد. تتكرر الجولات حتى يُعتمد موعد.
- إلغاء الزيارة: بسبب يظهر للمستفيد، فتصبح «ملغاة».
يُعرض الموعد المعتمد بالأرقام الإنجليزية في صفحة الزيارة وقائمتها ولدى المستفيد وفي إدارة المواعيد.
الخطوة 4: مهامي وإدارة المواعيد وخطة المشروع
بمجرد اعتماد الموعد تنتشر الزيارة تلقائياً في ثلاثة أماكن، دون إدخال يدوي:
- مهامي: تظهر للمستخدمين واللجان المضافين كزوار بموعدها، وتظهر قبل ذلك لموظف المؤسسة كمهمة «اعتماد موعد» كلما كانت بانتظار رده.
- إدارة المواعيد: تُحجز في تقويم الزوار الداخليين في يوم الزيارة ووقتها، ويصل الزوار الخارجيين بريد بالموعد.
- خطة المشروع: تُضاف كنشاط باسم الزيارة ورقمها وموعدها، مع وسم نوع الوزن (تكميلية أو موزونة).
الزيارات التي لم يُعتمد موعدها بعد لا تُضاف إلى خطة المشروع ولا إلى إدارة المواعيد.
السجل والتذكيرات
سجل الزيارة: تُسجَّل كل جولة تفاوض بتاريخها وطرفها والمواعيد التي اقترحها وملاحظته، ثم الموعد المعتمد ومصدره.
التذكيرات: إذا لم يرد المستفيد يصله تذكير أسبوعي حتى يرد أو يحين أقرب موعد مقترح.
الإشعارات: يصل المستفيد إشعار عند إرسال الزيارة وعند اقتراح موعد جديد وعند الاعتماد أو الإلغاء. ويصل موظف المؤسسة إشعار عند رد المستفيد، ويصل الزوار إشعار بالموعد المعتمد.
أسئلة شائعة
- هل يمكن إنشاء زيارة لمشروع مغلق؟ نعم، دون إعادة فتحه، وتُميَّز في السجل كزيارة لاحقة للإغلاق.
- هل يرى المستفيد نوع الزائر (مستخدم، لجنة، خارجي)؟ لا، يرى الأسماء والمناصب وإلزامية الحضور فقط.
- كم موعداً يمكن اقتراحه؟ أكثر من موعد للمؤسسة والمستفيد معاً، وتُعتمد الزيارة دائماً بموعد واحد.
- ماذا يحدث للمواعيد غير المعتمدة؟ تُلغى تلقائياً عند الاعتماد، وتبقى ظاهرة في سجل الزيارة.
- متى تظهر الزيارة في خطة المشروع؟ بعد اعتماد الموعد فقط، لا عند الإنشاء ولا أثناء التفاوض.
