طريقة بدء في تفعيل النظام؟

لضمان تشغيل النظام بكفاءة عالية وتخصيصه بما يتناسب مع احتياجات منظمتك ، يرجى اتباع خطوات التهيئة التالية:

قبل البدء بالعمليات، يجب بناء الهيكل التنظيمي وتعريف سياسات العمل:

الهيكل الإداري: تحديد الإدارات، الأقسام، والمدراء المسؤولين.
سياسات العمل: * تحديد فترات العمل، أيام العمل، والسياسات المرتبطة بها.
- ضبط نظام التحضير (عن طريق جهاز البصمة أو الربط الجغرافي GPS).
المسميات والسياسات: تعريف المسميات الوظيفية، أنواع الإجازات وسياستها، وهياكل الرواتب (الأساسي والبدلات).
بيانات الموظفين: رفع بيانات الموظفين الشاملة (الاسم الرباعي، الهوية، تاريخ المباشرة، البريد الإلكتروني، المدير المباشر، رصيد الإجازات، ومعلومات التأمين الصحي).

بعد إعداد بيانات الموظفين، يمكنهم الآن البدء بتقديم الطلبات ومتابعة سير عملها (Workflow) آلياً، وتشمل:

لضبط الدورة المستندية والمالية، يتطلب النظام القيام بالآتي:

الدليل المحاسبي: مراجعة وتحديث شجرة الحسابات.
مراكز التكلفة: إنشاء مراكز التكلفة وربطها بالأنشطة أو المشاريع، مع تحديد الموازنة السنوية لكل منها.
الأرصدة الافتتاحية: رفع أرصدة ميزان المراجعة، أرصدة المخازن، وبيانات الموردين وأرصدتهم.
الأصول الثابتة: تسجيل الأصول (تاريخ وقيمة الشراء، العمر الافتراضي، مجمع الإهلاك).
الصلاحيات: تحديد مسارات الاعتماد (Workflow) لسندات القبض، الصرف، وفواتير المشتريات.

لإدارة مشاريعك عبر "كيان"، ستحتاج إلى تزويد النظام ببيانات كل مشروع كما يلي:

لضبط حركة المخزون، يتم اتباع تسلسل التهيئة التالي:

التصنيفات: تهيئة مجموعات الأصناف (مشتريات، أصول، إلخ).
الوحدات: تعريف وحدات القياس (حبة، كرتون، متر، إلخ).
الأصناف والموردين: تعريف الأصناف الأساسية وربطها بمجموعات الموردين المعتمدين.
المخازن: إنشاء المواقع المخزنية الفعلية في النظام.